Die Bereitstellung elektronischer Formulare ist für alle Verwaltungen ein zentrales Thema ihrer eGovernment-Strategie. Die Umstellung herkömmlicher Formularbearbeitung auf elektronische Dokumenten-Prozesse macht es möglich, dass Bürger seltener Behördengänge machen müssen, sich der Bearbeitungsaufwand reduziert und Kosten gesenkt werden können. Die Firma Adobe Systems, das führende Unternehmen im Network Publishing, hat für diesen Bereich neue Produkte entwickelt. Die LivingData GmbH, eine Tochtergesellschaft der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern), hat jetzt auf Basis der Formulartechnologie von Adobe eine Lösung für bayerische Kommunen geschaffen. Diese soll Bürgern und Unternehmen ermöglichen, leichter und effizienter mit Verwaltungen in Bayern zu kommunizieren.
Zentraler Vorteil der Adobe Technologie: Durch den Adobe Document Server for Reader Extensions und die Nutzung von PDF (Portable Document Format) als Dokumentenformat wird es erstmalig möglich, dass Bürger elektronische Formulare ohne Online-Verbindung zu einem Behördenrechner ausfüllen, digital unterschreiben, auf ihrem eigenen Computer abspeichern und dann per E-Mail an die Behörde schicken können. Die Behörden profitieren davon, dass jeder Bürger mit diesen PDF-Formularen umgehen kann: Das Erscheinungsbild ist das gleiche wie bei den jeweiligen Papierformularen und zur Bearbeitung genügt der kostenlose Adobe Reader, den praktisch jeder Computeranwender – ob privat oder beruflich – auf seinem Rechner bereits verfügbar hat. Somit können Bürger erstmals ohne Medienbrüche in elektronische Bearbeitungsprozesse einbezogen werden. Neben dem externen Einsatz, bei dem Unternehmen und Privatpersonen öffentliche Anträge per PDF stellen, eignet sich die Lösung aber auch für den Einsatz innerhalb einer Verwaltung. So werden beispielsweise Urlaubsanträge oder Zeitbelege in elektronischer Form Bestandteil des digitalen Workflows kommunaler Einrichtungen.
Intelligente Dokumente für die elektronische Kommunikation mit dem Bürger
Der Kern der Anwendung, die aus statischen PDF-Formularen intelligente Dokumente macht, sind die Serverlösungen Adobe Form Designer, Document Server und Document Server for Reader Extensions. Mit dem Adobe Form Designer wird ein zentraler Formular-Pool erstellt und gemeinsam genutzt. Dieser Pool wird von LivingData in enger Abstimmung mit den Anwendern weiter entwickelt. Über den Adobe Document Server for Reader Extensions lassen sich deren Formulare mit entsprechenden Nutzungsrechten, wie das Speichern auf dem Desktop-PC oder die digitale Signatur, versehen. Das Einfügen variabler Daten wie Adressen und die anschließende Einbindung in die Datenbank erfolgen mit dem Adobe Document Server automatisch.
Durch den automatisierten Dokumenten-Workflow sind die Verwaltungen in der Lage, Anträge schneller zu bearbeiten und mit den Anwendern effizienter zu kommunizieren. Unternehmen, Bürger und Mitarbeiter der Städte, Gemeinden und Landkreise profitieren vor allem von dem hohen Bedienkomfort in der Kommunikation. Obwohl diese Lösung erst seit einigen Wochen angeboten wird, haben sich bereits eine ganze Reihe bayerischer Landkreise für diese Produkte entschieden.
'Mit der Technologie von Adobe können wir Städten, Gemeinden und Landkreisen die maßgeschneiderte Lösung für ihre zentralen Herausforderungen bieten: In Zeiten angespannter Haushalte den Bürgerservice verbessern und gleichzeitig die Verwaltung rationeller und effizienter zu gestalten', betont Rudolf Obenhuber, Geschäftsführer der LivingData GmbH. 'Da der Adobe Reader auf nahezu jedem Rechner verfügbar ist, kann praktisch jeder Bürger, der online ist, dieses Angebot nutzen.'
Quelle: Pressrelations, 24.10.2003
