IfG.CC - The Potsdam eGovernment Competence Center

Unterschiedlichste Informations- und Meldepflichten (IMP) verlangen von Unternehmen, Daten und andere Informationen für Behörden oder Dritte zu beschaffen, verfügbar zu halten oder zu übermitteln. WebSKM ist eine Datenbank des Statistischen Bundesamtes, die einen umfassenden Überblick über die einzelnen Pflichten von Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft gibt. Hier sind derzeit rund 14.000 solcher IMP für Unternehmen erfasst. Im Rahmen des Projekts PROKETTA wurden die Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und die Schnittstellen zur öffentlichen Verwaltung für besonders kostenintensive IMP analysiert, Optimierungsvorschläge und eine App für effizientere Geschäftsprozesse – Der "Vorgangsbegleiter" – erarbeitet. Projektmitarbeiterin Friederike Thessel vom Potsdam eGovernment Competence Center (IfG.CC) erklärt Ergebnisse und weitere Herausforderungen.

Seit Oktober 2014 richtet das Prozessmanagement-Team des IfG.CC in mehreren deutschen Städten eine Roadshow zum Thema „Sicherung von Fachwissen in Organisationen“ aus. Mit der bundesweiten Roadshow sollen auf der Grundlage der bisherigen Projektergebnisse Unternehmen und öffentliche Verwaltungen einen Einblick in Möglichkeiten und Methoden der Wissenssicherung erhalten. Das wird zunehmend wichtiger, da sowohl durch Stellenwechsel als auch verstärkt durch die demografische Entwicklung Mitarbeiter die Organisationen verlassen und so notwendiges Wissen verloren geht. Sowohl Unternehmen als auch Behörden benötigen daher Lösungen und Konzepte, um die drohenden Wissensverluste aufzufangen.

The 21st century mandate for business is Do More With Less. The 21st century imperative for business is Business Process Management (BPM). The 21st century mandate for government is Do More With Less. The 21st century imperative for government is Business Process Management.

Die Prozessorientierung der E-Government-Strategien in deutschen Verwaltungen auf Bundes- und Landesebene waren Gegenstand einer umfassenden Studie, die das Software- und Beratungsunternehmen IDS Scheer im Herbst dieses Jahres gemeinsam mit dem Institut für Wirtschaftsinformatik im Deutschen Forschungszentrum für künstliche Intelligenz (DFKI) durchgeführt hat. Ein Ergebnis der Studie zeigt, dass E-Government nur erfolgreich etabliert werden kann, wenn der Prozessoptimierung eine zentrale Rolle zukommt. Noch aber prägt eine verbreitete Technologieeuphorie die Vorgehensweisen vieler Behörden. Seit dem 12. Dezember liegen die endgültigen Auswertungen vor und sind für die interessierte Öffentlichkeit verfügbar.

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Der demographische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor enorme Herausforderungen:

• Wie können mit immer weniger Personal die anfallenden Aufgaben in besserer Qualität bewältigt werden?
• Wie können steigende Anforderungen an die Qualität der Arbeit durch Optimierung und Automatisierung von Abläufen aufgefangen und abgemildert werden?
• Wie kann das Fachwissen und die langjährige Erfahrung ausscheidender Mitarbeiter bei der Aufgabenbearbeitung erhalten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?

Seit Oktober 2014 richtet das Prozessmanagement-Team des IfG.CC in mehreren deutschen Städten eine Roadshow zum Thema „Sicherung von Fachwissen in Organisationen“ aus. Mit der bundesweiten Roadshow sollen auf der Grundlage der Erfahrungen aus der Erhebung von ca. 600 Geschäftsprozessen in Unternehmen und Behörden ausgereifte Möglichkeiten und Methoden der Wissenssicherung vermittelt werden. Die Sicherung von Fachwissen wird zunehmend wichtiger, da sowohl durch Stellenwechsel als auch verstärkt durch die demografische Entwicklung Mitarbeiter die Organisationen verlassen und so notwendiges Wissen verloren geht. Sowohl Unternehmen als auch Behörden benötigen daher Lösungen und Konzepte, um die drohenden Wissensverluste aufzufangen.

Vom 21. bis zum 22.05.2015 fand in Potsdam der zweitägige Workshop „Dokumentation von Arbeitsabläufen leicht gemacht“ statt. Im Workshop haben die Teilnehmer aus verschiedenen Kommunen am Beispielprozess Sondernutzungserlaubnis die Vorgehensweise von der Erhebung des Ist-Prozesses über seine Optimierung bis hin zu seiner digitalen Implementierung erprobt. Das Besondere an diesem Workshop, der in Kooperation mit der Datenzentrale Baden-Württemberg angeboten wird, ist, dass innerhalb kurzer Zeit hochwertiges Prozessmaterial, dass in den Behörden der Teilnehmer unmittelbar nachgenutzt werden kann, erarbeitet wird.

Das Prozessinventar dient einerseits als Ausgangspunkt für weitere systematische Analysen und andererseits als Informationsgrundlage für die Planung von e-Government-Vorhaben.

At the next Smart City Expo World Congress in Barcelona, ​​Telefónica will present its vision on the comprehensive management of smart services for cities.

At the booth Smart City Expo World Congress of Barcelona that Telefónica will occupy, a tour will be offered about the double vision of the smart cities through the prism of the city council and the citizen as active parties and beneficiaries of the city’s development.